Michał07.08.2018
Co charakteryzuje dobry, darmowy program do fakturowania?

Wpis sponsorowany.

Na rynku znajdziemy wiele programów typowo sprzedażowych. Na pierwszy rzut oka każdy wydaje się taki sam. Ich producenci często dają nam w prezencie darmową wersję, zaznaczając, że ma ona pewnie ograniczenia…

Jak w gąszczu ofert odnaleźć coś dla siebie? Pamiętacie smerfa Zgrywusa? Żaden klient nie chce, aby jego darmowy program okazał się wybuchającym prezentem… I tu pojawia się kluczowe pytanie – Jak oddzielić ziarna od plew?

Zacznijmy od początku. Szukamy darmowego programu do wystawiania faktur i okazuje się, że z naszego założenia o nieumieszczaniu danych klientów w sieci nici. Większość takich oprogramowań wymusza na użytkowniku bazę danych chmurze, ale nie wszystkie. Warto być nieustępliwym w sprawach dla nas naprawdę ważnych i znaleźć program z lokalną, a najlepiej szyfrowaną bazą danych na naszym komputerze.

Kolejna kwestia to obsługa programu. Musi być naprawdę intuicyjna. Ważne, abyś miał dostęp do bezpłatnej pomocy technicznej świadczonej przez dostawcę oprogramowania. To może przydać się szczególnie na początku pracy z aplikacją. Istotne, czy program jest rozwijany i dostosowywany do zmieniających się wymogów prawa, a Ty masz dostęp do tych aktualizacji.

Zwróć uwagę, na czym polegają ograniczenia darmowej wersji. Nie czarujmy się, na pewno jakieś są. Zastanów się, co wówczas, kiedy na płynność działalności Twojej firmy niekorzystnie będą mogły wpłynąć właśnie te blokady? Czy jest możliwość, aby od ręki przejść na niczym nieokrojoną wersję bez ryzyka utraty danych firmy? Ważne, abyś upewnił się w tej kwestii, zanim zaczniesz używać programu i zapisywać w nim swoje dane.

Zanim zdecydujesz się na program sprzedażowy, powinieneś sprawdzić, czy obsłuży on Twoją drukarkę fiskalną i czytnik kodów kreskowych, jeśli z nich korzystasz. Już wkrótce fakturę do paragonu wystawisz tylko, jeśli na paragonie będzie numer NIP kontrahenta. Upewnij się, czy aplikacja, która wpadła Ci w oko, ma taką funkcję. Dodatkowo, sprawdź, czy ta aplikacja jest dedykowana dla systemu operacyjnego, z którego korzystasz. Jeśli pracujesz na Maku, to wcale nie jest takie oczywiste.

Na żądanie Ministerstwa Finansów przedsiębiorcy są zobowiązani do generowania i wysyłki do MF plików JPK_FA.

Dodatkowym plusem programu do fakturowania jest możliwość kompleksowej obsługi JPK-ów wprost z aplikacji, także JPK_VAT.

Chcemy, aby używane przez nas oprogramowanie było jak najbardziej zautomatyzowane. Wielu doceni funkcję importu i weryfikacji danych z GUS/CEiDG, którą oferują pewne rozwiązania. Dzięki niej nie musimy ręcznie wpisywać wszystkich danych kontrahenta – wystarczy numer NIP. Resztę pól program uzupełni sam. Dodatkowo, w czasie wystawiania faktury, mamy możliwość weryfikacji klienta po NIP-ie, co pozwoli nam uniknąć błędów, jeśli np. klient zmienił nazwę firmy.

Sprawdź, czy oprogramowanie, z którego chcesz korzystać umożliwi Ci wydruk takiego dokumentu, na jakim zależy Ci najbardziej – być może jesteś zwolniony z VAT, może chcesz wystawiać jedynie rachunki, może potrzebujesz możliwości obsługi faktur zaliczkowych lub proforma. Jeśli obsługujesz zagranicznych kontrahentów, zwróć uwagę, czy Twoje oprogramowanie pozwoli na wystawienie faktury w języku obcym lub dwujęzycznej i umożliwi Ci pokazanie na dokumencie podsumowania VAT w PLN.

Dobrze, kiedy baza kontrahentów nie ogranicza się do spisu ich danych, ale umożliwia grupowanie kontrahentów po kategoriach, przypisywanie im indywidualnych cenników, rabatów itp. W niektórych programach jest możliwość wpisywania notatek przy kontrahentach. To może być
naprawdę użyteczne, kiedy obsługujesz wielu klientów. Dzięki temu nie zapomnisz, kto preferuje kontakt telefoniczny, a komu należy poświęcić więcej czasu, wyjaśniając pewne kwestie.

Dodatkowym plusem jest możliwość utworzenia indywidualnego szablonu wydruku faktury bądź dodanie Twojego logo lub znaku wodnego na wbudowanym w programie szablonie.

Podsumowując, na rynku znajdziesz naprawdę wiele darmowych programów do fakturowania. Teraz już wiesz, jakie funkcję mogą mieć takie aplikacje i czego tak naprawdę warto wymagać, z czego korzystać. Jeśli mimo to czujesz się nieco zagubiony w gąszczu proponowanych rozwiązań, wypróbuj abcFaktury.

To darmowe rozwiązanie ma wszystkie wyżej wymienione funkcje i jeszcze więcej. Więcej informacji na temat abcFaktury znajdziecie na stronie producenta – abcfaktury.binsoft.pl.

Polub nas na Facebooku, obserwuj na Twitterze, dodaj do Google+ lub RSS

MacUser & fan Apple.
@michal_rz